Regolamento assemblea condominiale in videoconferenza – un fac simile

Regolamento assemblea condominiale in videoconferenza – un fac simile

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Condominio ………………………..…………..
Regolamento assemblea in videoconferenza

Art. 1 – Ambito di applicazione
Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni dell’assemblea condominiale ex art. 1135 Cod. civ.

Art. 2 – Definizione
Ai fini del presente Regolamento, per “assemblea in videoconferenza” si intende la riunione dell’assemblea dei condòmini che si svolge, anche esclusivamente, mediante mezzi telematici che garantiscano l’identificazione, la partecipazione e l’esercizio del diritto di voto da parte degli aventi diritto, pur senza la loro presenza fisica nel luogo stabilito in convocazione e senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il Presidente e il Segretario.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi
1. La riunione si svolge in modalità sincrona mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettano, al contempo:
a) l’identificazione di ciascun partecipante;
b) la partecipazione audio e video dei condòmini;
c) la discussione sugli argomenti da trattare e l’esercizio del diritto di voto;
d) la verbalizzazione e/o la documentazione di quanto sopra.
2. L’individuazione degli strumenti informatici da utilizzare è riservata all’amministratore; dovrà comunque essere rispettata:
a) la riservatezza della seduta, garantita anche attraverso l’accesso dei partecipanti previo loro riconoscimento e/o identificazione;
b) il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
c) la contestualità delle decisioni;
d) la sicurezza dei dati e delle informazioni condivise durante lo svolgimento delle riunioni;
e) la presentazione e condivisione di documenti;
f) l’eventuale registrazione audio/video della seduta tramite piattaforma telematica di videoconferenza/webinar.
3. Ai condòmini è consentito collegarsi da un qualsiasi luogo, purché non aperto al pubblico, e comunque mediante strumentazione tecnica e informatica che consenta la partecipazione all’assemblea in via telematica con il rispetto delle prescrizioni di cui al presente Regolamento.
Art. 4 – Oggetto di deliberazione in modalità telematica
L’adunanza telematica può essere utilizzata per qualsiasi tipo di assemblea, ordinaria o straordinaria, e in riferimento a qualsivoglia oggetto di deliberazione.

Art. 5 – Convocazione
1. L’assemblea in videoconferenza è convocata dall’amministratore con le modalità di cui all’art. 66 Disp. att. c.c.
2. La convocazione contiene, così come previsto dal sopra citato art. 66 Disp. att. c.c., l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno e la specificazione che la seduta potrà tenersi anche con l’ausilio di strumenti telematici ossia della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione indicando le modalità operative di partecipazione.
3. Il partecipante potrà collegarsi all’assemblea utilizzando il supporto di proprio gradimento (PC, tablet o smartphone ecc.).

Art. 6 – Svolgimento della riunione
1. Fatte salve le norme del presente Regolamento, all’assemblea in videoconferenza si applicano le medesime formalità e i medesimi requisiti di validità dell’assemblea in presenza per cui l’assemblea potrà essere presieduta dal Presidente con l’assistenza di un Segretario.
2. Preliminarmente, il Presidente verifica la validità della convocazione, la sussistenza del quorum costitutivo e provvede all’identificazione dei partecipanti. L’identità del partecipante verrà effettuata per conoscenza diretta e personale, mediante esibizione di un documento di riconoscimento oppure mediante dichiarazione verbale sostitutiva dell’atto di notorietà (ex art. 47 D.P.R. 445/2000).
Eventuali deleghe scritte dovranno essere esibite dal delegato e, nei successivi 15 giorni, trasmesse all’amministratore anche in via telematica.
3. La sussistenza dei requisiti indicati ai commi precedenti è verificata dal Presidente e verbalizzata dal Segretario che ne fa menzione nel verbale.
4. Nell’ipotesi in cui sussista l’impossibilità di collegamento telematico fin dall’inizio della riunione e non vi sia la possibilità di riattivarlo in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi validamente ed è necessario procedere alla sua riconvocazione, salvo che si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione.
5. Nell’ipotesi in cui il collegamento telematico venga meno durante lo svolgimento della seduta, il Presidente può sospendere la riunione e, qualora sia possibile riattivare il collegamento in tempi congrui, l’assemblea può proseguire dopo l’interruzione. Diversamente, l’assemblea si considera sciolta ed è necessario procedere alla sua riconvocazione, fatte salve eventualmente le deliberazioni già approvate.
6. Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della seduta, il collegamento risulti impossibile o venga interrotto limitatamente a uno o più partecipanti la riunione può comunque proseguire qualora sia assicurato il numero legale necessario a garantire la validità della seduta, dando atto a verbale dell’accaduto ossia del nominativo del condomino impossibilitato a mantenere attivo il collegamento. Il Segretario dà altresì atto a verbale del sopraggiunto ingresso o abbandono della seduta da parte di un avente diritto, se avvenuta in corso di svolgimento della riunione.
7. Ai fini della verbalizzazione, all’amministratore è consentita la registrazione audio/video della seduta in videoconferenza. Tale registrazione, in mancanza di contestazioni, viene cancellata decorsi 60 giorni dalla data della riunione ovvero dal ricevimento del verbale da parte degli assenti.
8. La partecipazione alla riunione, previa informativa dei diritti dell’interessato ex art. 12 e ss. GDPR 679/2016, comporta il consenso espresso ai fini del trattamento dei dati personali per le finalità sopra indicate e per il tempo a tal fine necessario.

Art. 7 – Esercizio del diritto di voto
Il diritto di voto del partecipante a distanza può essere esercitato utilizzando lo strumento del “sondaggio” fornito dal sistema di videoconferenza, verbalmente o attraverso altre modalità decise in assemblea.

Art. 8 – Verbale di seduta
1. Della riunione assembleare viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
b) i nominativi dei condòmini attestando la presenza personale, le presenze in videoconferenza, le presenze in delega e le assenze;
c) l’esplicita dichiarazione del Presidente che la stessa si è costituita validamente;
d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
e) il contenuto della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno a seguito della discussione e della relativa votazione, conteggiando anche i voti espressi per delega;
f) eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta o della votazione.
2. Il verbale della riunione in videoconferenza, redatto dal Segretario e sottoscritto dal Presidente, è trasmesso all’amministratore che lo invierà a tutti i condòmini con le medesime formalità previste per la convocazione.

Art. 9 – Disposizioni finali
Per quanto non previsto dal presente Regolamento si applicano le disposizioni del Codice civile e del Regolamento di condominio.
Data e luogo ………………………
L’amministratore

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