L’ACCESSO AGLI ATTI DOCUMENTALE
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L’accesso documentale è la prima e più risalente forma di accesso riconosciuto dall’ordinamento, disciplinato dagli artt. 22 e seguenti della L. 241/1990.
Attraverso la disciplina dell’accesso documentale, il legislatore riconosce ai soggetti interessati la possibilità di tutelare posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari. In pratica, ai fini dell’istanza di accesso documentale il richiedente deve dimostrare di essere titolare di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.
Le distinzioni e le valutazioni da effettuare in caso di richiesta di accesso documentale:
la valutazione dell’esistenza di un interesse “qualificato” come da dettato normativo;
in caso di dati particolari (dati genetici e/o idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale), la presenza di un interesse di pari portata;
l’impossibilità di utilizzare questo diritto per esercitare un “controllo generalizzato dell’amministrazione”.
Il responsabile del procedimento, quindi, laddove debba decidere se concedere o negare la richiesta di accesso agli atti, dovrà compiere una valutazione oggettiva sulla base della situazione specifica (che non tenga conto soltanto della motivazione prodotta dal richiedente) volta a individuare l’esistenza di un interesse:
diretto: che ci sia, cioè, una connessione evidente tra l’istante e il documento;
concreto: che l’esigenza di tutela non sia astratta né meramente ipotetica;
attuale: che il documento abbia riflessi attuali sulla posizione giuridica tutelata;
la corrispondenza: il nesso di strumentalità o la connessione con una situazione giuridica che l’ordinamento protegge attraverso la concessione di strumenti di tutela (non importa se essi siano giurisdizionali o amministrativi);
Valutata positivamente la pertinenza della richiesta, poi, non potrà far altro che accordare all’istante l’accesso totale anche a quei documenti che dovessero contenere informazioni personali (rispettando ovviamente le ulteriori procedure previste dalla norma).
L’art 24 comma 7 della L. 241/90 statuisce infatti, in linea di principio, la sostanziale priorità del diritto all’accesso ai documenti amministrativi sul diritto alla riservatezza dei terzi in tutti quei casi in cui l’istanza ostensiva sia preordinata alla tutela ed alla difesa di propri interessi giuridici.
Nello specifico, però, l’operatore dovrà operare alcune distinzioni riassumibili in tre punti:
con riferimento ai dati personali comuni, il diritto all’accesso ai documenti amministrativi prevale sempre sull’interesse alla riservatezza, a prescindere dalla preordinazione dell’accesso ad esigenze di difesa;
con riferimento ai dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) il diritto d’accesso prevale solo laddove sia strettamente necessario alla tutela del diritto di difesa di interessi giuridici dell’istante;
con riferimento ai dati genetici e/o idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, secondo la disciplina dell’attuale codice privacy il diritto di accesso prevale esclusivamente se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi, è di rango almeno pari ai diritti dell’interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale.
Laddove, quindi, nella concreta situazione di fatto, l’interesse all’ostensione sia effettivamente indispensabile all’esercizio del diritto, l’accesso prevarrà sempre rispetto al diritto alla riservatezza (ma, in ogni caso, a condizione che sia rispettato il principio di minimizzazione).
La tutela riconosciuta dal legislatore ai soggetti interessati consente, quindi, un’ostensione approfondita e connessa con la tutela dei diritti dell’istante. Anche in questo caso ‘istanza può essere trasmessa per via telematica, ed è presentata alternativamente all’ufficio che ha trattato la documentazione richiesta, ovvero all’Ufficio
relazioni con il pubblico;
L’amministrazione entro 30 giorni, in caso di accoglimento dell’istanza, procede alla trasmissione dei dati, documenti o informazioni richiesti.
Caramanico Alessandro Commercialista e Revisore Contabile.